ข่าวนับเป็นปัจจัยสำคัญต่อการทำงานด้านประชาสัมพันธ์ การที่จะสร้างความเข้าใจแก่บุคคลทั่วไป จำเป็นต้องมีข่าวสารที่เกิดประโยชน์ต่อสังคม การเลือกข่าวสำหรับเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ ต้องทำด้วยความระมัดระวัง เพื่อที่จะให้องค์กรได้รับประโยชน์จากการเผยแพร่ข่าวทุกครั้ง ข่าว คือการรายงานข้อเท็จจริงของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ตลอดจนความคิดเห็นของบุคคล สำหรับนักประชาสัมพันธ์ ข่าวคือหัวใจของงานประชาสัมพันธ์ที่จะรายงานภารกิจความก้าวหน้าของหน่วยงานให้สาธารณชนทราบ ความสำเร็จหรือความล้มเหลวของการประชาสัมพันธ์ ขึ้นอยู่กับความถี่ของข่าวที่ถูกนำเสนอในสื่อต่าง ๆ
องค์ประกอบของข่าว
การเขียนข่าวประชาสัมพันธ์หรือสารที่จะสื่อออกไปยังสื่อมวลชน ควรมีสาระสำคัญหรือองค์ประกอบ ที่เรียกว่า “5 W 1 H ” ดังต่อไปนี้ 1. ใคร (Who) ใครคือบุคคลสำคัญที่เกี่ยวข้องกับข่าว 2. ทำอะไร (What) เกิดอะไรขึ้น การกระทำหรือเหตุการณ์ใดที่สำคัญ 3. ที่ไหน (Where) การกระทำหรือเหตุการณ์นั้น ๆ เกิดขึ้นที่ไหน 4. เมื่อไร (When) การกระทำหรือเหตุการณ์นั้น ๆ เกิดขึ้นวัน เวลาใด 5. ทำไมและอย่างไร (Why and How) ทำไมเหตุการณ์นั้นจึงเกิด และเกิดขึ้นได้อย่างไร 6. ข้อมูลประกอบอื่น ๆ เช่น ความเป็นมา
ขั้นตอนในการเขียนข่าว
การเขียนข่าว ผู้เขียนควรปฎิบัติตามขั้นตอนดังต่อไปนี้ 1. หาข้อมูล โดยการค้นคว้า รวบรวมข้อมูล และการสัมภาษณ์ 2. วางแผนการเขียน ศึกษากลุ่มเป้าหมายและสื่อที่จะส่งเผยแพร่ 3. ร่างเนื้อหา รูปแบบ ภาษา ทบทวน 4. ประเมินผล โดยการอ่านทบทวนด้วยตนเองหรือผู้ที่เกี่ยวข้อง
องค์ประกอบการเขียนข่าว
การเขียนข่าวต้องบอกถึงสิ่งสำคัญที่สุดก่อน แล้วจึงบอกสิ่งสำคัญรองลงมา ซึ่งการเขียนข่าวมีองค์ประกอบ ดังต่อไปนี้ 1. พาดหัวข่าว (Headline) เป็นการบอกประเด็นสำคัญของข่าว มักใช้ประโยคที่เป็นข้อความสั้น ๆ เพื่อช่วยให้รู้ว่าเป็นข่าวอะไร และมีประเด็นใดน่าสนใจ วิธีการพาดหัวข่าวให้พิจารณาความสำคัญของข่าวนั้น ๆ ว่าใครทำอะไร เมื่อไร ที่ไหน อย่างไร และทำไมจึงทำเช่นนั้น 2. วรรคนำเป็นประเด็นสำคัญของเรื่อง คือ ต้องตอบสนองความสนใจของผู้อ่านว่า Who, What, When, Where, Why เขียนด้วยประโยคสรุปเรื่องหรือสรุปประเด็นสำคัญและกระชับ 3. ส่วนเชื่อม เป็นตัวเชื่อมระหว่างวรรคนำกับเนื้อข่าว ส่วนใหญ่เป็นข้อความที่ขยายประเด็นของเรื่อง 4. เนื้อหาข่าว เป็นการบอกเรื่องที่เหลือจากที่บอกไว้ในวรรคนำ เป็นข้อเท็จจริงที่สนับสนุนหรือขยายความ ช่วยให้วรรคนำได้ใจความที่ชัดเจน โดยใช้หลัก 5 W และ 1 H มี 2-5 ย่อหน้าตามความเหมาะสม ซึ่งย่อหน้าแรก ๆ จะเป็นรายละเอียดตามวรรคนำ ย่อหน้าสอง จะอ้างคำพูดของผู้บริหารฯ หรือผู้ให้สัมภาษณ์ เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือ ย่อหน้าสุดท้าย จะเสริมข้อมูลเฉพาะที่จำเป็น 5. ทิ้งท้ายข่าว เป็นการสรุปประเด็นเพื่อดึงดูดความสนใจ ส่วนใหญ่มีความยาวประมาณ 4-6 ประโยค
เอกสารอ้างอิง
วราภรณ์ ชวพงษ์, เทคนิคการเขียนข่าว ส่งข่าว และเผยแพร่ภาพข่าวสู่สื่อมวลชน, เอกสารเผยแพร่